Ein DMS ist noch kein Archiv!

Erstellt von Redaktion am 05 May, 2010  |  Thema: Document Management |  Schlagwörter: , , , ,

Moderne Unternehmen stehen vor der Herausforderung unmengen von Informationen (bezw. Daten) gemäss den rechtlichen Bestimmungen aufzubewahren und zu verwalten (Enterprise Content Management). Längst haben hierzu neben der herkömmlichen Ablage in Archivschränken auch elektronische DMS – Document Management Systeme Einzug gehalten.

Die Vorteile eines elektronischen DMS – Document Mangement Systemes liegen auf der Hand:

  • Dokumente in Papierformat können digitalisiert werden
  • Meta-Informationen stellen die schnelle Wiederauffindbarkeit sicher
  • Dateien werden an einem einzigen zentralen Ort abgelegt (Redundanzen werden eliminiert).
  • Zugriffe können restriktiv gehandhabt werden (öffentliche Dateien, vertrauliche Dateien, etc.).
  • Die Datei wird nach jeder Bearbeitung automatisch in einer neuen Version abgespeichert.
  • Die automatische Versionierung lässt Sie Änderungen an einer Datei zurückverfolgen.
  • …

Der Enterprise Content Management Markt gibt mittlerweile unzählige DMS – Document Management Systeme her. Hier eine Auswahl der bekanntesten DMS – Document Management Systeme:

Alfresco (OpenSource DMS)
Agorum (OpenSource DMS)
Easy Notes (kommerzielles DMS)
Oracle UCM (kommerzielles DMS)
MS Sharepoint (kommerzielles DMS)
Documentum (kommerzielles DMS)
IBM FileNet (kommerzielles DMS)
IBM Content Manager (kommerzielles DMS)
WinDream (kommerzielles DMS)
…

Soweit alles schön und gut. Leider besteht jedoch nun das Problem, dass ein DMS – Document Management System alleine noch kein Archiv ist!

Gesetzliche Verordnungen (wie z.B. die Aufbewahrungspflicht für buchhalterische Daten über 10 Jahre) müssen genauso eingehalten werden, wie alle internen und branchenüblichen Bestimmungen. Meist erfüllen die eingesetzten DMS – Document Management Systeme diese Vorgaben jedoch nicht oder nur teilweise! Mit der Einführung eines DMS – Document Management Systemes ist es deshalb noch nicht getan – es muss zusätzlich auch ein System für die Archivierung eingeführt werden, welches alle genannten Aspekte abdeckt.

Auch hier gibt es zahlreiche Systeme, welche die Archivierung von elektronischen Daten sicherstellen. Die bekanntesten Archivierungssysteme sind:

Symantec Enterprise Volt (Archivierung von E-Mails und Dateien)
WinDream (Archivierung von E-Mails und Dateien)
Easy xBase (Archvierung von E-Mails)

Erst durch den kombinierten Einsatz eines DMS – Document Management Systemes und eines Archivsystemes wird eine vollends auf alle Verordnungen und Bestimmungen ausgelegte integere Lösung erreicht.