Digitalisierung von Information auf Papier

Jedes Unternehmen steht heute vor der Herausforderung Unmengen von Informationen zu verwalten. Aufgrund rechtlicher Verordnungen sowie internen Bestimmungen werden wichtige Informationen meist noch immer in Papierform aufbewahrt. Das damit verbundene physische Ablagesystem ist ein unangenehmer Kostenträger, denn es beansprucht viel Platz.

Abhilfe für dieses Problem verspricht der ECM – Enterprise Content Management Markt. Längst sind unzählige DMS – Document Management Systeme verfügbar. Mit Hilfe eines DMS – Document Mangement Systemes können alle darin abgelegten Informationen schnell wiedergefunden werden. Aber Achtung, ein DMS – Document Management System ist noch kein rechtskonformes Archiv (siehe auch unseren Artikel zum Thema: „Ein DMS ist noch kein Archiv!„)!

Doch wie bringt man nun die Informationen auf Papier in ein solches DMS – Document Management System?

Dazu bedient man sich sogenannter „Information Capturing“ Lösungen. Im Grunde ist dies nichts Anderes als ein Scanner plus eine entsprechende Softwarelösung. Sehr vereinfacht gesagt, macht der Scanner Bilder in einer entsprechend voreingestellten Auflösung (z.B. 300 DPI – dots per inches = anzahl „Bildschirm“-Punkte) und legt diese auf einem mit dem Scanner verbundenen Computer ab. Hinweis am Rande: da die Bearbietung oft auf Computern mit Client Betriebssystemen durchgeführt wird und da auch (z.B. bei Windows Betriebssystemen) Treibersignierungskosten für die Hersteller anfallen, werden von den Scannern sinnvollerweise nur Client Betriebssysteme und keine Server Betriebssysteme unterstützt.

Die vom Scanner abgelegten Bilder werden in der Software in einer Art „Vorschau“ direkt angezeigt und können je nach Funktionsumfang der Software bearbeitet und optimiert werden. Ist die Qualität zufriedenstellend kann das Bild bezw. können die Bilder zum nächste Verarbeitungsschritt weitergeleitet werden.

OCR – Optical Chracter Recognition ist ein absolutes Standardmodul, denn oftmals reicht es nicht die Informationen einfach nur als digitales Bild statisch abzulegen. Schliesslich will man Informationen auslesen und somit weiterverarbeiten können. Genau dafür ist das erwähnte OCR Modul zuständig: Es versucht in den digitalisierten Bilder Buchstaben und Zeichen zu erkennen und legt diese ausgelesenen Informationen entsprechend z.B. als Textdatei ab.

OCR Lösungen liefern zwar relativ gute Ergebnisse, jedoch sind die ausgelesenen Informationen leider nicht perfekt und müssen somit oftmals von Menschenhand überarbeitet werden. Eine Alternative liefern BarCodes. Sind wir nicht alle mit Strichcodes auf Verpackungen bestens vertraut? Diese Strichcodes sind nichts anderes als in Lininen (dabei variert der Abstand und die dicke der Linien) verpackte Informationen. Die Evolution dieser Technik sind sogenannte „3d BarCodes“, welche viel mehr Platz für Informationen bieten (praktisch ganze Seiten)! Ein Scanner (vorausgesetzt dieser verfügt über einen eingebauten Infrarot BarCode Leser) kann diese Informationen auslesen und direkt an die entsprechende Software weitergeben.

Wie wir alle aus eigener Erfahrung wissen, sind Bilder in einer „guten“ Qualität relativ gross. Damit Beispielsweise ein OCR Modul gute Ergebnisse bei der Texterkennung liefert, muss mindestens mit einer Auflösung von 300dpi eingescannt werden! Speicherplatz ist mittlerweile zwar kein überbordender Kostenpunkt mehr, dennoch müssen Dateien oftmals in komprimierter Form abgelegt werden. Das PDF Format wurde hierfür praktisch zum defacto Standard. Das spezielle PDF/A Format bietet zusätzlich einen rechtskonformen elektronischen Standard für die Aufbewahrung von buchhaltungsrelevanten und wichtigen Daten. Demnach muss unser nächstes aufzurufendes Modul also ein PDF Generator sein.

Im letzten Schritt müssen alle Dateien (Bilder sowie die zugehörigen ausgelesenen Texte) an unser gewünschtes Zielsystem (das DMS – Document Management System) übergeben werden, womit sich unser Kreis schliesst. Damit die Bilder und die ausgelesenen Texte später wiedergefunden werden können, müssen zu Beginn eines Scanning bezw. DMS Projektes also unbedingt die benötigten Meta-Daten definiert werden. Diese Meta-Daten werden im DMS – Document Management System abgebildet und könne so später benutzt werden, um die gewünschten Dokumente bezw. Information schnell, einfach und bequem zu finden.

Sie sehen also, wir stellen doch einige Anforderungen (Module) an unsere zukünftige Scan Umgebung. Scanner gibt es in allen Grössen und Ausprägungen. Die wichtigsten und grössen Scanner Hersteller für Workgroup Scanner sind: Kodak, BöweBell & Howell, Fujitsu Siemens, HP, Canon, Xerox, Konica Minolta und Ricoh. Wie Sie sich vorstellen können gibt es ebenso viele „Information Capture“ bezw. Scan Lösungen. Wir haben Ihnen nachfolgend eine Liste mit am Markt verfügbarer Software zusammengestellt, welche die gängigen Scanner unterstützen:

Kleine Mengen (gelegentliches Scannen):

Adobe Acrobat
Microsoft Office
ScanToPDF (Freeware)

Mittlere Mengen (regelmässiges Scannen):

Kofax Express (Module: Bildoptimierung, BarCode und OCR Erkennung, PDF Generierung, Übergabe an DMS)
ABBYY FlexiCapture (Module: Bildoptimierung, OCR Erkennung (ABBY FineReader), PDF Generierung, Übergabe an DMS)
Kodak Capture Desktop (Module: Bildoptimierung, OCR Erkennung, Ablage)

Grosse Mengen (tägliches Scannen, Workgroup Scanning, ECM):

Kofax Capture (Module: Bildoptimierung, BarCode und OCR Erkennung, PDF Generierung, Übergabe an DMS)
Kodak Capture Pro (Module: Bildoptimierung, BarCode und OCR Erkennung, PDF Generierung, Übergabe an DMS)

Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl geeigneter Scanner und der dazugehörigen Softwarelösung. Zudem vermitteln wir Ihnen auch gerne Scan & Data Validation Operators, die Ihnen helfen Input (Daten und digitale Dokumente) für Ihre Workflows und Prozesse aufzubereiten: Zum Kontaktformular

Hinweis: Trotz des wirtschaftlichen Wettbewerbes ist sich SUPPORTWORLD.ch seiner sozialen Verantwortung bewusst. Deshalb setzen wir wo immer möglich (z.B. Vermittlung von Scan und Data Validation Operators) sozial benachteiligte Arbeistkräfte ein.


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