Ein DMS ist noch kein Archiv!

Unternehmen stehen vor der Herausforderung immer grösser werdende Berge an Information (Daten) zu verwalten (Enterprise Content Management) und gemäss rechtlicher Bestimmungen aufzubewahren. Längst haben hierzu neben der herkömmlichen Ablage in Archivschränken auch elektronische DMS – Document Management Systeme Einzug gehalten.

Die Vorteile eines elektronischen DMS – Document Mangement Systemes liegen auf der Hand:

  • Dokumente in Papierformat können digitalisiert werden
  • Meta-Informationen stellen die schnelle Wiederauffindbarkeit sicher
  • Dateien werden an einem einzigen zentralen Ort abgelegt (Redundanzen werden eliminiert)
  • Zugriffe können restriktiv gehandhabt werden (öffentliche Dateien, vertrauliche Dateien, etc.)
  • Die Datei wird nach jeder Bearbeitung automatisch in einer neuen Version abgespeichert
  • Die automatische Versionierung lässt Sie Änderungen an einer Datei zurückverfolgen.

Der Enterprise Content Management Markt gibt mittlerweile unzählige DMS – Document Management Systeme her. Hier eine Auswahl der bekanntesten ECM – Enterprise Content Management und/oder DMS – Document Management Systeme:

Alfresco (OpenSource)
Agorum (OpenSource)
Easy Notes (kommerziell)
Hyland OnBase (kommerziell)
OpenText (kommerziell)
Oracle UCM (kommerziell)
Microsoft Sharepoint (kommerziell)
Documentum (kommerziell)
DocuWare (kommerziell)
IBM FileNet (kommerziell)
IBM Content Manager (kommerziell)
WinDream (kommerziell)

Soweit alles schön und gut, aber ein DMS – Document Management System ist unter Umständen noch nicht ein rechtskonformes Archiv!

Gesetzliche Verordnungen (wie z.B. die Aufbewahrungspflicht für buchhalterische Daten über 10 Jahre) müssen genauso eingehalten werden, wie alle internen und branchenüblichen Bestimmungen. Meist erfüllen die eingesetzten DMS – Document Management Systeme diese Vorgaben jedoch nicht oder nur teilweise! Mit der Einführung eines DMS – Document Management Systemes ist es noch nicht getan, es müssen zudem auch Regeln für die Unveränderbarkeit von archivierten Dokumenten sowie auch die lückenlose Nachfolziehbarkeit von durchgeführten Schritten der Dokumenten-Archivierung eingeführt werden.

Erst durch den kombinierten Einsatz eines DMS – Document Management Systemes und Regeln für die Archivierung von Dokumenten wird eine vollends auf alle Verordnungen und Bestimmungen ausgelegte integere Lösung erreicht.

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Diskussion – 1 Kommentar

  1. Thomas S. Mai 13, 2020 um 11:57 Uhr | Antworten

    Zusätzlich lässt sich ergänzen, dass inzwischen sehr gute ECM Systeme existieren, welche all diese Dienste in einer zentralen Anwendung miteinander vereinen. Diese Systeme gehören meiner Meinung nach zu den besten Lösungen für große Unternehmen. Sie decken alle Bereiche ab, sind damit in jeder Hinsicht gesetzeskonform und kostensparend im Hinblick auf die Wartung.

    Ich selbst habe bisher mit dem Enterprise Content Management der SERgroup arbeiten können, welches genau diesen Anforderungen entspricht und war wirklich begeistert davon. Ein weiterer großer Vorteil solcher Systeme ist die nahtlose Integration von externen Diensten wie ERP’s und E-Mail Clients. Ich denke, dass in Zukunft sehr viele Unternehmen auf die Nutzung solcher Systeme zurückgreifen werden, jedenfalls machen es die immer größer werdenden Datenmengen unumgänglich.


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