elektronische Archivierung – Schweizer Gesetzgebung

Es gibt in der Schweiz kein eigentliches Archivrecht, jedoch schreiben einzelne Gesetze in gewissen Situationen verschiedene Bedingungen für die Archivierung von Daten vor.

Wer seine Firma im Handelsregister eintragen muss, den trifft nach Art. 957ff OR einerseits die Pflicht zur Führung von Geschäftsbüchern, anderseits auch eine umfassende Aufbewahrungspflicht dieser Bücher (inklusive der dazugehörenden Belege und der Korrespondenz).

Diejenigen Bücher, welche nach Art und Umfang des Geschäftes nötig sind, um die Vermögenslage des Geschäftes festzuhalten, sowie die zusammenhängenden Schuld und Forderungsverhältnisse abzubilden, müssen entsprechend ordnungsgemäss geführt und aufbewahrt werden. Zudem müssen die Ergebnisse der einzelnen Geschäftsjahre dokumentiert sein.

Die Aufbewahrungspflicht ist 10 Jahre bzw. 20 Jahre für Unterlagen, welche im Zusammenhang mit der Berechnung der Einlagenentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen (Grundeigentum) stehen (siehe Art. 70 Abs 3 MWSTG).

Eine ordnungsgemässe Aufbewahrung bedeutet: schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zu Grunde liegenden Geschäftsvorfällen gewährleistet ist; Einzig die Erfolgsrechnung Bilanz (Jahresabschluss) müssen zwingend schriftlich und unterzeichnet (physisch und im Original) aufbewahrt werden.

Dies bedeutet, dass die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Korrespondenz auch elektronisch aufbewahrt werden können, solange sie jederzeit lesbar gemacht werden können und die allgemeinen Vorschriften für die ordnungsgemässe Buchführung und ordnungsgemässe Datenverarbeitung eingehalten werden.

Sicherzustellen ist bei einer elektronischen Archivierung, dass:

• die Integrität, d.h die Echtheit und Unverfälschbarkeit der Geschäftsbücher, Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz gewährleistet ist. Eine Abänderung soll also nur möglich sein, wenn diese entsprechend erfasst und festgehalten wird.

• Bei der Verwendung von veränderbaren Informationsträgern müssen spezielle Anforderungen be-rücksichtigt werden, wie etwa die Nutzung digitaler Signaturverfahren und von Zeitstempeln, bei der Datenmigration etc.

• Die Aufbewahrung hat sorgfältig, vor schädlichen Einwirkungen geschützt und mit einer Ordnung versehen zu erfolgen.

• Bis zum Ende der Aufbewahrungspflicht muss eine berechtigte Person, die Geschäftsbücher. Buchungsbelege und Geschäftskorrespondenz innert nützlicher Frist einsehen und prüfen können.

• Die aktuellen und archivierten Informationen müssen getrennt sein.

• Die Verantwortung für die archivierten Daten ist zudem klar zu regeln und ebenfalls zu dokumentieren.

• Ausgeschlossen werden muss ausserdem ein Zugriff auf die Archivdaten durch unbefugte Dritte, d.h auch der Zugang zu den Räumlichkeiten in welchen sich die archivierten Daten befinden, sollte mit entsprechenden Zugangsregistration erfolgen.

Auch aus weiteren gesetzlichen Bestimmungen ergibt sich eine Aufbewahrungspflicht von Daten, wie z.B dass technische Unterlagen und die Konformitätserklärung im Zusammenhang mit der Sicherheit von und Haftung für Produkte ab dem Inverkehrbringen des Produkts für mind. 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.

Auch wer Personendaten bearbeitet, muss diese ebenfalls gemäss bestimmten Richtlinien aufbewahren (solange der Zweck der Bearbeitung dies erfordert) und entsprechend vor unbefugtem Zugriff schützen (Details zu den Vorschriften siehe DSGVO und schweizerisches Datenschutzrecht). Dazu müssen entspre-chende organisatorische und technische Massnahmen ergriffen werden (entsprechende Leitfäden findet man unter http://www.edoeb.admin.ch).

Abschliessend kann festgehalten werden, dass wenn Daten aufbewahrt werden müssen, diese auch elektronisch aufbewahrt werden können solange die obengenannten Regelungen und Vorschriften eingehalten sind und die Ausnahmen für eine zwingend notwendige physische Aufbewahrung für bestimmte Dokumente und Daten beachtet werden.

Haben Sie fragen zur Digitalisierung oder eArchiving? Kontaktieren Sie uns unverbindlich. Wir beraten Sie gerne und begleiten Sie beim entscheidenden Schritt in die Digitalisierung.


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