Optimierung der Office Druckumgebung mit MPS

Optimierung der Prozesse und Reduktion der Kosten steht nach wie vor bei über 70% der Unternehmen in der Schweiz ganz oben auf der Tagesordnung. Da dadurch die Bereitschaft unterstützende Prozesse auszulagern gesteigert wird, bietet sich die Auslagerung der Betreuung der Office Scan- und Druckumgebung geradezu an. Studien zeigen, dass bei Unternehmen 3% des jährlichen Umsatzes für die Instandhaltung der Office Scan-und Druckumgebung fliessen. In der Optimierung steckt demnach viel Potenzial. Analysten sprechen hierbei von einem Optimierungspotenzial von bis zu 30%, welche mit Managed Print Services (MPS) erzielt werden können.

Der erste Schritt für eine erfolgreiche Optimierung der Office Scan- und Druckumgebung stellt die Einführung einer Print Policy dar. In dieser wird u.a. das gewünschte Verhalten der Mitarbeiter und damit der optimale Einsatz der Ressourcen innerhalb der gesamten Office Scan- und Druckumgebung festgelegt.

Eine Schlüsselrolle spielen dabei klare Vorgaben an die Mitarbeiter, welche Aufträge innerhalb der Office Scan- und Druckumgebung ausgeführt werden können, dürfen und sollen und welche (z.B. grosse und/oder komplexe Aufträge) in das hauseigene oder externe Druckzentrum umgeleitet werden. In der Print Policy finden sich diesbezüglich klare Kriterien und Vorgaben.

Managed Print Services (MPS) Anbieter helfen Prozesse zu optimieren und damit Kosten zu reduzieren:
  • Harmonisierung und Standardisierung der Geräteflotte senkt Verbrauchsmaterial- und Wartungskosten (Beschränkung der Modellauswahl / Hersteller)
  • Gerätekonsolidierungen (z.B. Ablösung von mehreren Einzelplatzdruckern durch multifunktionale Abteilungsgeräte) senken Anschaffungs-, Druck- und Verwaltungskosten
  • Durch die Auslagerung der Verwaltung der Drucker (Flottenmanagement) kann sich die IT Abteilung auf ihre Kernaufgaben fokussieren
  • Mit automatisierten Meldungen (Störung, Verbrauchsmaterialbestellung, etc.) fallen manuelle Standardprozesse weg
  • Moderne Geräte bieten Druck mittels Authentifizierung, womit der Benutzer seine Druckaufträge an einem beliebigen Geräten aufrufen und bearbeiten kann (z.B. nicht benötigte Druckaufträge löschen und nicht ausdrucken)
  • Auch durch die Auslagerung des komplexen Druckservermanagements (Druckwarteschlangenmanagement aus Hostsystemen, Umleitung von Druckaufträgen, Druckertreibermanagement, etc.) kann die IT Abteilung entlastet werden

Folgende Anbieter von Managed Print Services (MPS) bieten vollumfängliche, skalierbare Lösungen:

RICOH SCHWEIZ AG
NRS Printing Solutions AG
Canon Schweiz AG (Zusammenschluss mit Océ)
HP Schweiz AG
Xerox Schweiz AG
Lexmark Schweiz AG

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